Contabilitatea primară reprezintă baza organizării documentelor financiar-contabile ale unei firme. Ea cuprinde înregistrarea, verificarea, ordonarea și pregătirea documentelor care apar în activitatea de zi cu zi, de la facturi și chitanțe până la extrase bancare, bonuri fiscale sau documente de gestiune. O evidență bine organizată ajută firma să știe ce a cumpărat, ce a vândut, ce sume a încasat și ce plăți a efectuat.
Pentru antreprenori, contabilitatea primară are și un rol practic. Documentele complete și corect întocmite ajung mai ușor la contabil, informațiile pot fi verificate rapid, iar situația financiară a afacerii este mai ușor de urmărit. În plus, organizarea documentelor pe măsură ce sunt emise sau primite reduce timpul pierdut la finalul lunii și riscul apariției unor erori.
Ce presupune contabilitatea primară în activitatea unei firme
Contabilitatea primară începe în momentul în care o operațiune economică este susținută de un document. Firma cumpără materiale, vinde produse, achită un furnizor, încasează bani de la un client sau efectuează o deplasare în interes de serviciu. Fiecare astfel de operațiune poate genera documente care trebuie păstrate și gestionate corespunzător.
Activitatea presupune mai mult decât simpla strângere a unor facturi într-un dosar. Documentele trebuie verificate pentru a vedea dacă datele importante sunt corecte, apoi clasificate astfel încât să poată fi găsite ușor. În funcție de modul de lucru al firmei, ele pot fi organizate fizic, electronic sau printr-un sistem care combină cele două variante.
În practică, contabilitatea primară poate include activități precum:
- colectarea facturilor primite și emise
- verificarea datelor înscrise în documente
- organizarea chitanțelor și a bonurilor fiscale
- păstrarea extraselor și documentelor bancare
- evidența documentelor referitoare la casierie
- gestionarea documentelor de intrare și ieșire din gestiune
- pregătirea documentelor pentru persoana care ține contabilitatea
- arhivarea documentelor conform regulilor aplicabile
Este importantă și diferența dintre contabilitatea primară și contabilitatea financiară propriu-zisă. Prima se concentrează în principal asupra documentelor care justifică operațiunile firmei și asupra organizării lor. Înregistrarea contabilă, întocmirea balanțelor, calcularea obligațiilor fiscale și pregătirea situațiilor financiare presupun operațiuni contabile suplimentare.
O firmă poate stabili un circuit intern simplu pentru documente. De exemplu, factura primită ajunge la persoana responsabilă, este verificată, aprobată pentru plată, achitată și apoi păstrată în categoria corespunzătoare. Un circuit bine stabilit devine cu atât mai important atunci când firma are mai mulți angajați, puncte de lucru sau un volum mare de tranzacții.
Principalele documente care trebuie gestionate
Factura este unul dintre cele mai frecvente documente întâlnite în activitatea unei firme. Facturile emise arată bunurile livrate sau serviciile prestate clienților, iar cele primite documentează achizițiile realizate de la furnizori. Datele înscrise în factură trebuie verificate înainte ca documentul să intre în circuitul contabil.
În funcție de operațiune și de situația concretă, o firmă poate lucra și cu chitanțe, bonuri fiscale, avize de însoțire a mărfii, documente de recepție, ordine de plată și extrase bancare. Pentru activitățile care implică numerar există și documente specifice operațiunilor de casă.
Extrasele de cont sunt importante deoarece prezintă mișcările realizate prin conturile bancare. Acestea permit corelarea plăților și încasărilor cu facturile și celelalte documente aferente. O plată către un furnizor, de exemplu, trebuie să poată fi identificată și asociată operațiunii pe care o stinge.
În cazul firmelor care lucrează cu mărfuri sau materiale, gestiunea aduce documente suplimentare. În funcție de activitate, pot apărea documente pentru recepția bunurilor, transferuri, consumuri sau ieșiri din gestiune. Evidența lor ajută la urmărirea cantităților și a circuitului bunurilor.
Și cheltuielile efectuate în interesul firmei trebuie documentate corespunzător. Pentru deplasări pot exista documente privind transportul, cazarea și alte cheltuieli legate de activitatea profesională. În cazul achizițiilor achitate de un angajat din bani proprii sau dintr-un avans primit, documentele justificative trebuie predate și gestionate potrivit procedurii firmei.
O organizare practică poate împărți documentele în câteva categorii principale:
- vânzări și facturi emise
- achiziții și facturi primite
- casă și operațiuni cu numerar
- bancă și documente de plată
- gestiune și stocuri
- cheltuieli de deplasare
- documente privind mijloacele fixe
- documente legate de personal, acolo unde este cazul
Clasificarea poate fi făcută și pe luni. Astfel, documentele din fiecare perioadă sunt grupate în aceleași categorii, iar verificarea lor devine mult mai simplă.
Cum verifici și organizezi corect documentele
Primul pas este verificarea documentului imediat după primire. O factură cu date greșite este mai ușor de corectat atunci când problema este observată rapid. Dacă verificarea este amânată câteva luni, rezolvarea poate necesita mai mult timp și mai multe discuții cu furnizorul.
Trebuie urmărite elementele relevante pentru tipul documentului respectiv. În cazul unei facturi, de exemplu, merită verificate datele firmei, identificarea furnizorului, data, numărul documentului, bunurile sau serviciile facturate, valorile și informațiile fiscale aplicabile.
Al doilea pas este stabilirea unei metode consecvente de organizare. Documentele digitale pot fi păstrate în directoare separate pentru fiecare an și lună, iar în interior pot exista categorii precum achiziții, vânzări, bancă și casă. Denumirea fișierelor trebuie să permită identificarea lor rapidă.
De exemplu, o factură poate avea în denumirea fișierului data, furnizorul și numărul documentului. O astfel de regulă simplă economisește timp atunci când trebuie găsită o anumită tranzacție.
Pentru o evidență eficientă, este util ca firma să stabilească și câteva responsabilități interne:
- cine colectează documentele
- cine verifică informațiile
- cine aprobă plățile
- cine transmite actele către contabilitate
- unde sunt păstrate documentele
- cât de des se face verificarea evidenței
Documentele trebuie transmise periodic persoanei sau firmei care se ocupă de contabilitate. O rutină săptămânală sau lunară, adaptată volumului de activitate, ajută la menținerea evidenței în ordine. Pentru o firmă cu multe tranzacții, verificările mai frecvente sunt de obicei mai eficiente.
O contabilitate primară bine organizată simplifică administrarea firmei
Una dintre cele mai frecvente probleme apare atunci când documentele sunt strânse fără o metodă stabilă. Facturile ajung în e-mailuri diferite, bonurile rămân prin sertare, iar documentele bancare sunt descărcate doar atunci când devin urgente. O procedură simplă, aplicată constant, rezolvă o mare parte dintre aceste dificultăți.
Digitalizarea poate ajuta mult. Documentele electronice pot fi organizate pe perioade și categorii, iar accesul la ele devine mai rapid. În același timp, firma trebuie să respecte cerințele legale privind forma, păstrarea și arhivarea fiecărei categorii de documente.
Este utilă și o verificare periodică între facturi, plăți și încasări. Astfel pot fi observate facturile neachitate, sumele încasate care trebuie asociate unor documente sau eventualele diferențe dintre evidența internă și operațiunile bancare.
Contabilitatea primară bine făcută oferă firmei mai mult decât documente ordonate. Ea creează o imagine mai bună asupra activității curente și facilitează colaborarea cu persoana responsabilă de contabilitate. Antreprenorul poate urmări mai ușor cheltuielile, încasările, obligațiile către furnizori și sumele de recuperat de la clienți.
O rutină simplă este suficientă pentru multe afaceri. Documentele se colectează constant, se verifică, se clasifică, se transmit la timp și se arhivează într-un sistem ușor de urmărit. Cu cât această disciplină este introdusă mai devreme, cu atât administrarea financiară a firmei devine mai eficientă.
Contabilitatea primară reprezintă, în esență, punctul de plecare pentru o evidență financiar-contabilă corectă. Facturile, chitanțele, extrasele bancare, documentele de casă și cele de gestiune trebuie tratate cu atenție și organizate consecvent. Un sistem simplu și bine pus la punct economisește timp, reduce erorile și oferă firmei informații mai bune pentru deciziile de zi cu zi.
